Quelques minutes plus tard, le même collègue revient. Cette fois, il cherche une information. Ensuite, il veut votre avis sur un document. Et dans l'après-midi, il vous envoie encore un message pour vous demander un coup de main.
Pris séparément, rien de tout cela n'est
vraiment grave. Le problème, c'est l'accumulation.
À force d'être interrompu, vous avez du mal à
avancer sur vos propres tâches. Vous perdez le fil, vous devez reprendre ce que
vous faisiez et, parfois, vous finissez la journée avec l'impression d'avoir
beaucoup travaillé sans avoir réellement avancé.
Alors, faut-il envoyer balader ce collègue ?
Pas forcément. Il existe des façons de mettre des limites sans transformer
l'ambiance du bureau en champ de bataille.
1. Cherchez d'abord à comprendre pourquoi il vient toujours vers vous
Avant de vous dire que votre collègue abuse,
posez-vous une question simple : pourquoi vient-il toujours vous voir ?
Il peut manquer d'expérience. Un nouveau collègue, par exemple, aura naturellement plus de questions au début. Votre collaborateur a peut être du mal avec une procédure ou un outil. Ou alors, il a pris l'habitude de venir vers vous parce qu'il sait que vous allez lui répondre.
Et soyons honnêtes : si, depuis plusieurs
semaines, vous répondez toujours présent dès qu'il vous appelle, il n'a aucune
raison de changer ses habitudes.
Cela ne veut pas dire que vous devez l'ignorer. Il faut juste regarder
ce qui se cache derrière ses demandes. En effet, si vous lui donnez la solution
à chaque fois, vous risquez surtout de le rendre dépendant de vous.
2. Arrêtez de tout laisser tomber dès qu'il vous appelle
C'est souvent là que le problème commence. Votre collègue arrive pendant que vous êtes en train de travailler et, presque automatiquement, vous mettez votre tâche de côté.
« Oui, vas-y, je t'écoute. » Quelques minutes plus tard, vous essayez de vous rappeler où vous en étiez. La prochaine fois, essayez de ne pas interrompre immédiatement ce que vous faites.
Vous pouvez lui dire : « Je termine ça et je viens te voir. »
Ou même : « Là, je suis vraiment concentré. On peut en parler dans une demi-heure ? »
Vous avez juste votre propre travail à finir,
et cela compte autant que le sien. Votre collègue finira par comprendre que venir
vous voir ne signifie pas que vous allez automatiquement arrêter tout ce que
vous faites.
3. Dites non quand vous n'avez vraiment pas le temps
Le mot « non » n'est pas toujours facile à prononcer au travail. On a peur de vexer. On ne veut pas donner l'impression d'être égoïste. Alors on accepte, même quand notre journée est déjà pleine.
Finalement, on se retrouve à faire les tâches des autres en plus des siennes. Vous pouvez pourtant refuser sans être froid. « Je ne pourrai pas m'en occuper maintenant, j'ai encore ce dossier à terminer. »
C'est suffisant. Pas besoin de vous lancer dans une longue justification. Et si la demande n'est pas urgente, vous pouvez aussi proposer un autre moment :
« Pas maintenant, mais je pourrai regarder ça cet après-midi. » Vous restez disponible, mais vous ne laissez pas quelqu'un d'autre décider de votre emploi du temps à votre place.
4. Montrez-lui où chercher au lieu de toujours lui donner la réponse
Il y a une différence entre aider quelqu'un et faire systématiquement le travail à sa place. Votre collègue vous demande encore où se trouve un fichier ? Montrez-lui le dossier.
Il ne sait pas comment effectuer une procédure ? Expliquez-lui une fois, tranquillement. La prochaine fois qu'il revient avec la même question, vous pourrez simplement lui rappeler : « C'est dans le même dossier que la dernière fois. Regarde là d'abord. »
Ce petit réflexe peut sembler insignifiant,
mais il change beaucoup de choses. Votre collègue comprend peu à peu qu'il peut
trouver certaines réponses sans passer par vous. Et vous gagnez du temps.
5. Proposez un moment pour répondre à ses questions
Parfois, ce n'est même pas la quantité de questions qui pose problème. C'est le moment où elles tombent. 9h15, 10h, midi — les questions arrivent au compte-gouttes toute la matinée.
Dans ce cas, pourquoi ne pas regrouper les demandes ? Vous pouvez lui dire : « Note tout ce que tu as à me demander et on regarde ça ensemble après ma réunion. »
C'est beaucoup plus confortable que de vous
faire interrompre toute la matinée. Cette méthode fonctionne particulièrement
bien lorsque votre collègue a beaucoup de petites questions. Vous restez
disponible, mais à un moment qui vous convient aussi.
6. Faites attention à ne pas devenir « celui qu'on appelle pour tout »
Dans une équipe, il y a souvent une personne
vers laquelle tout le monde se tourne. Celle qui connaît les procédures. Elle sait
où sont les documents, maîtrise le logiciel. Tout le monde finit par l'appeler pour
tout, même pour trouver un mail.
Au début, c'est plutôt flatteur. On se dit qu'on est reconnu comme quelqu'un de compétent. Mais cela peut vite devenir un piège. Un collègue ne sait pas, il vous appelle. Un autre a un problème, il débarque à votre bureau. C'est toujours vous qu'on sollicite.
Et sans vous en rendre compte, vous passez une
partie de votre journée à régler les problèmes des autres. À un moment, il faut
savoir lever le pied. Vous pouvez être la personne compétente de l'équipe sans
devenir le service d'assistance de tout le monde.
7. Si ça continue, dites-le franchement
Vous avez essayé de faire comprendre que vous étiez occupé. Vous avez proposé d'autres moments. Vous avez même montré à votre collègue comment faire certaines choses seul. Mais il continue.
Dans ce cas, une discussion devient
nécessaire. Vous n'avez pas besoin de l'attendre avec une liste de reproches. Choisissez un
moment calme et dites ce que vous ressentez :
« J'ai remarqué que je suis souvent interrompu
quand je travaille. Ce n'est pas que je ne veux pas t'aider, mais j'ai parfois
du mal à avancer sur mes propres tâches. Il faudrait peut-être qu'on trouve une
autre façon de faire. »
Le ton compte énormément. Vous ne l'accusez
pas d'être insupportable. Vous lui expliquez simplement que la situation
commence à avoir des conséquences sur votre travail.
Il comprendra peut-être très bien le message.
Et s'il ne le comprend toujours pas, malgré plusieurs tentatives, il sera alors
légitime d'en parler à votre responsable, surtout si votre travail en pâtit
réellement.
Être gentil ne signifie pas être disponible tout le temps
Au travail, rendre service fait partie de la
vie d'une équipe. Mais rendre service ne veut pas dire abandonner ses propres
priorités dès qu'un collègue a besoin de quelque chose.
Vous avez le droit de finir votre dossier
avant de répondre, de dire que vous n'avez pas le temps, de renvoyer quelqu'un
chercher l'info tout seul avant de venir vous voir. Le plus important, c'est la
manière de le faire.
Une limite posée calmement passe mieux qu'une
frustration qu'on a laissée grandir pendant des semaines. Vous êtes là pour
travailler avec les autres, pas à la place des autres.
Richard Konan
