La bonne nouvelle, c'est qu'il n'est pas nécessaire de révolutionner les réunions pour les rendre plus agréables. Arriver préparé, écouter jusqu'au bout, poser son téléphone ou simplement laisser quelques secondes de silence peuvent déjà changer l'ambiance.
Voici 9 petites habitudes à adopter pour rendre les réunions plus efficaces et beaucoup moins pénibles.
Arriver avec une idée de ce qu'on doit faire
Lire l'ordre du jour avant d'entrer dans une salle de réunion peut sembler banal. Beaucoup ne le font pourtant pas.
En effet, les premières minutes servent à rappeler pourquoi tout le monde est là, à
chercher des informations ou à expliquer des choses qui auraient pu être
préparées à l'avance.
Prendre quelques minutes pour regarder les sujets prévus permet déjà d'arriver avec les idées plus claires. Et si vous devez intervenir sur un point précis, préparez au moins les informations essentielles. Cela évite de perdre du temps à chercher vos notes au moment où tout le monde vous regarde.
Respecter l'heure de début
Les
cinq minutes de retard d'une personne peuvent sembler insignifiantes. Lorsque
plusieurs personnes font la même chose, la réunion peut commencer avec quinze
ou vingt minutes de décalage.
Ce n'est agréable pour personne. Arriverà l'heure est donc une petite marque de respect pour les autres participants. Cela montre aussi que le temps de chacun compte. Évidemment, un imprévu peut arriver. Dans ce cas, prévenir les autres est souvent suffisant.
Laisser les autres terminer leurs phrases
Il y a toujours quelqu'un qui répond avant même que son collègue ait terminé. Parfois, c'est parce qu'il pense déjà avoir compris. D'autres fois, il est simplement pressé de donner son avis.
Le problème, c'est qu'à force d'interrompre, certaines personnes finissent par ne plus participer. Laisser quelqu'un aller au bout de son idée ne coûte généralement que quelques secondes. Et vous pourriez être surpris par ce que vous apprenez lorsque vous écoutez vraiment avant de répondre.
Éviter de transformer chaque remarque en débat
Une réunion n'a pas besoin de devenir un concours d'arguments. Tout le monde peut avoir une opinion différente. C'est même souvent l'intérêt de réunir plusieurs personnes autour d'une table.
Mais chaque désaccord ne nécessite pas dix minutes d'explications. On peut dire : « Je vois les choses différemment » sans chercher immédiatement à démontrer que l'autre a tort. Cette façon de faire rend les échanges beaucoup plus légers.
Garder son téléphone à distance
Le téléphone posé devant soi donne toujours envie de jeter un coup d'œil. Un message arrive, on jette un œil, et on revient à la discussion en ayant déjà raté un bout de ce qui se disait.
Et lorsque plusieurs personnes font la même chose, l'attention générale finit par disparaître. Sauf nécessité particulière, mettre son téléphone en silencieux et éviter de le consulter pendant la réunion permet de rester réellement présent.
Faire des interventions courtes quand c'est possible
Certaines personnes ont beaucoup de choses à dire. C'est parfois utile. Mais une bonne idée peut perdre de son intérêt lorsqu'elle est entourée de cinq minutes d'explications inutiles.
Aller directement à l'essentiel facilite le travail de tout le monde. Personne ne demande de parler vite ou de couper court aux échanges, juste de ne pas transformer une phrase en discours quand elle suffit.
Ne pas hésiter à demander une précision
Il arrive qu'on ne comprenne pas quelque chose pendant une réunion et qu'on préfère garder le silence pour ne pas avoir l'air de ne pas suivre.
C'est une mauvaise habitude. Une question posée au bon moment peut éviter une erreur plus tard.
Si un point n'est pas clair, demander une explication permet souvent à plusieurs personnes de mieux comprendre. Il y a de fortes chances que vous ne soyez d'ailleurs pas le seul à vous poser la question.
Terminer avec des décisions claires
Une réunion peut être très intéressante et ne servir à rien si personne ne sait ce qui doit être fait ensuite.
Avant de se séparer, il est donc utile de rappeler les décisions prises, les personnes chargées de chaque tâche et, lorsque c'est nécessaire, les délais.
Deux ou trois minutes, pas plus et tout le monde repart avec la même version de ce qui a été décidé.
Accepter les petits moments de silence
Il n'est pas nécessaire de remplir chaque seconde d'une réunion avec des paroles. Après une question importante, quelques secondes de silence peuvent permettre à chacun de réfléchir.
Certaines personnes ont besoin de ce temps pour organiser leurs idées avant de parler. Si quelqu'un répond toujours immédiatement, les plus réservés risquent de ne jamais trouver leur place dans la discussion.
Un silence n'est pas toujours un malaise. C'est souvent juste le signe que les gens réfléchissent avant de parler.
Une bonne réunion commence aussi par une bonne attitude
Au fond, les réunions agréables ne dépendent pas uniquement de l'ordre du jour ou de la personne qui les dirige. Elles dépendent aussi des comportements de chacun.
Écouter. Arriver préparé. Ne pas couper la parole. Rester concentré. Ce sont de petites choses, prises une par une. Mais lorsque toute une équipe les adopte, la différence se ressent rapidement.
Une réunion n'a pas besoin d'être parfaite. Elle doit juste laisser les gens repartir avec le sentiment d'avoir avancé, pas perdu leur matinée.
Richard Konan
