Vous commencez votre journée avec de bonnes intentions. Vous avez plusieurs choses à faire : terminer un dossier au travail, répondre à des messages, effectuer une démarche administrative, faire quelques courses et avancer sur un projet personnel.
Vous
ouvrez votre téléphone pour répondre rapidement à un message. Une notification
attire votre attention. Vous consultez une publication, puis une autre.
Entre-temps, un collègue vous sollicite et une nouvelle urgence vient s’ajouter
à votre programme.
Le
soir arrive. Vous avez été occupé toute la journée, mais plusieurs tâches
importantes sont toujours en attente.
Beaucoup
de gens connaissent cette journée. Souvent, le temps ne manque pas, mais l’énergie
file dans des activités secondaires pendant que l’essentiel attend.
Mieux
gérer ses priorités, c’est reprendre la main sur ses journées, petit à petit.
Il faut repérer les tâches importantes, leur réserver du temps, et accepter que
tout ne se fasse pas dans l’heure.
Pourquoi est-il difficile de gérer ses priorités au quotidien ?
Nous
avons souvent tendance à considérer toutes nos obligations comme importantes.
Un message auquel il faut répondre, une réunion à préparer, une facture à
régler ou un projet à terminer peuvent sembler réclamer la même attention.
Pourtant,
ces tâches n’ont pas toutes les mêmes conséquences. Certaines doivent être
réalisées rapidement. D’autres peuvent attendre quelques heures ou quelques
jours sans créer de vrai problème.
Le
blocage commence quand on ne fait pas cette distinction.
La confusion entre urgence et importance
Une
tâche urgente réclame une attention rapide parce qu’une échéance approche ou
qu’une situation nécessite une intervention immédiate. Une tâche importante
contribue à un objectif ou répond à un besoin essentiel.
Ces
deux caractéristiques ne vont pas toujours ensemble.
Répondre
immédiatement à un message peut sembler urgent, mais ne pas avoir beaucoup
d’importance pour vos objectifs. Préparer un dossier professionnel ou suivre
une formation peut être important pour votre évolution, même si aucune échéance
immédiate ne vous oblige à vous en occuper.
Si
vous traitez toujours en premier ce qui réclame de l’attention, les activités
qui donnent des résultats à long terme finissent par être négligées.
Les sollicitations permanentes
Les
appels, les messages, les réunions improvisées et les demandes de l’entourage
peuvent fragmenter une journée.
Vous
commencez une tâche, vous êtes interrompu, puis vous devez retrouver le fil de
votre travail. À force de passer d’une activité à une autre, vous avez parfois
l’impression de ne jamais avancer suffisamment.
Les
outils numériques aggravent le problème. Une notification suffit à vous
arracher à un travail qui demandait toute votre concentration.
La volonté de tout faire soi-même
Certaines
personnes ont du mal à refuser une demande. Elles rendent service et endossent
des responsabilités supplémentaires pour répondre à toutes les attentes. À la
fin, leurs propres projets passent après ceux des autres.
Être
disponible pour tout le monde passe pour de la générosité. Quand cette habitude
vous empêche de tenir vos engagements personnels ou professionnels, il faut
revoir la façon dont vous répartissez votre temps.
Comment apprendre à mieux gérer ses priorités ? 7 méthodes pratiques
Quelques
habitudes bien choisies suffisent à mieux organiser vos journées, sans
bouleverser votre mode de vie.
1. Identifier les tâches qui comptent vraiment
Avant
de commencer votre journée, prenez quelques minutes pour faire le point sur ce
que vous devez accomplir.
Plutôt
qu’une longue liste, cherchez les activités qui auront un effet sur vos
objectifs professionnels ou personnels.
Un
étudiant qui prépare un examen doit peut-être consacrer davantage de temps à
ses révisions qu’à la consultation de ses réseaux sociaux. Un entrepreneur qui
cherche à développer son activité peut avoir intérêt à contacter de nouveaux
clients plutôt qu’à passer toute sa matinée à modifier des détails secondaires
sur sa page professionnelle.
Il
faut séparer ce qui fait avancer vos projets de ce qui ne fait que remplir
votre emploi du temps.
2. Distinguer l’urgent de l’important
La
matrice d’Eisenhower classe les tâches selon deux critères, l’urgence et
l’importance, ce qui donne quatre catégories.
Les
tâches importantes et urgentes passent en premier : un dossier à remettre le
jour même, une démarche dont le délai arrive à expiration.
Les
tâches importantes mais non urgentes se planifient. Préparer un projet ou
prendre soin de sa santé en font souvent partie. Elles méritent une place dans
votre agenda, même si personne ne vous les réclame.
Les
tâches urgentes mais peu importantes peuvent parfois être confiées à quelqu’un
d’autre ou expédiées plus vite. Quant à celles qui ne sont ni urgentes ni
importantes, réduisez-les ou supprimez-les quand elles prennent trop de place.
3. Limiter le nombre de priorités quotidiennes
Une
liste interminable devient vite décourageante. Vous avez beau travailler
pendant plusieurs heures, vous avez toujours l’impression de ne pas en faire
assez.
Choisissez
plutôt trois priorités pour votre journée.
Il
peut s’agir de terminer un rapport, d’effectuer une démarche importante et
d’avancer sur un projet personnel. Les autres tâches viennent ensuite, selon le
temps qui reste. Trois priorités, c’est ce qui vous oblige à décider ce qui
passe en premier.
Une
fois ces trois tâches faites, vous attaquez le reste sans avoir l’impression
d’avoir perdu votre journée.
4. Planifier ses priorités dans son agenda
Une
priorité qui reste dans votre tête finit presque toujours repoussée.
Donnez-lui
une place réelle en l’associant à un moment précis de votre journée.
Si
vous devez préparer une présentation, réservez un créneau pour ce travail. Si
vous souhaitez avancer sur une formation personnelle, choisissez une période où
vous êtes assez disponible pour vous concentrer.
Agenda
papier ou application de calendrier, peu importe. L’essentiel est de
transformer vos intentions en rendez-vous concrets avec vous-même.
Tenez
compte de vos contraintes habituelles : quelqu’un qui travaille toute la
journée puis s’occupe de sa famille n’a pas la même marge qu’une personne à
l’emploi du temps flexible. Visez un programme que vous pourrez tenir.
5. Apprendre à dire non aux sollicitations secondaires
Mieux
gérer ses priorités suppose parfois de refuser certaines demandes.
Imaginez
que vous soyez en train de terminer un dossier important lorsqu’un collègue
vous demande de l’aider sur une tâche qui peut attendre. Vous pouvez lui
consacrer du temps, mais cela risque de repousser votre propre échéance.
Dans
ce cas, vous pouvez répondre : « Je termine d’abord ce dossier. Je pourrai
regarder ta demande ensuite. »
Refuser
ne ferme pas forcément la porte. Expliquer vos contraintes ou proposer un autre
moment suffit souvent.
6. Réduire les distractions pendant les tâches importantes
Vous
pouvez avoir un programme bien organisé et perdre une grande partie de votre
temps à cause des interruptions. Une notification Facebook ou un message
WhatsApp suffit à casser votre concentration.
Quand
une tâche importante vous attend, aménagez votre environnement. Mettez votre
téléphone en silencieux si votre activité le permet et fermez les applications
inutiles. Évitez aussi de regarder vos messages toutes les cinq minutes.
Vous
pouvez également travailler par périodes de concentration, suivies de courtes
pauses.
Gardez
des moments où vous êtes disponible pour les autres, et d’autres où vous
avancez sur vos propres priorités.
7. Faire le bilan de sa journée
Le
programme du matin n’est que la moitié du travail. Le soir, regardez les tâches
que vous aviez prévues.
Notez
ce que vous avez terminé et ce qui a été reporté. Une urgence a-t-elle
bouleversé votre programme ? Une activité secondaire a-t-elle pris trop de
place ?
Ce
bilan sert à repérer ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté. Inutile de
vous culpabiliser.
Si
une tâche importante a été repoussée plusieurs jours de suite, demandez-vous
pourquoi. Peut-être est-elle trop vaste, ou mal définie. Vous pourrez alors la
découper en étapes plus petites et lui attribuer un moment plus adapté.
Comment
organiser ses priorités quand on a beaucoup de responsabilités ?
La
gestion des priorités devient plus délicate lorsque plusieurs domaines de la
vie réclament votre attention en même temps.
Un
salarié peut avoir des objectifs professionnels, des obligations familiales,
des démarches personnelles et des projets qu’il souhaite développer en dehors
de son travail. Dans ces conditions, vouloir tout faire chaque jour risque de
provoquer de la fatigue et de la frustration.
Commencez
par recenser vos responsabilités : certaines ont des échéances fixes, d’autres
se déplacent plus facilement.
Vous
pouvez, par exemple, réserver un moment de la semaine aux démarches
administratives et un autre à vos projets personnels. Ainsi, aucun domaine
n’absorbe tout votre temps.
Prévoyez
aussi une marge pour les imprévus. Un programme rempli du matin au soir ne
laisse aucune place à une difficulté inattendue, et à la première, toute
l’organisation peut s’effondrer. Mieux vaut garder des créneaux flexibles et
réajuster ses priorités quand les circonstances l’exigent.
Les erreurs à éviter lorsqu’on veut mieux gérer ses priorités
Première
erreur : vouloir remplir chaque minute de sa journée. C’est oublier la fatigue
et les imprévus.
Autre
piège : confondre organisation et accumulation. Une longue liste ne garantit
pas que l’essentiel sera fait.
Changer
sans cesse de méthode en est un troisième. Certaines personnes téléchargent
plusieurs applications, testent un système après l’autre et passent plus de
temps à configurer leurs outils qu’à accomplir leurs tâches.
Dernier
écueil : figer ses priorités en règles rigides. Une organisation efficace
évolue quand vos responsabilités ou vos objectifs changent.
Gérer ses priorités, c’est faire des choix. Repérez ce qui compte et réservez-lui du temps dans votre agenda : vous avancerez plus sereinement dans vos projets.
Votre énergie est limitée, autant la dépenser sur ce qui mérite vraiment votre attention.
Richard Konan